Ledenadministratie OLS
Over de OLS Federatie
De opdracht
De OLS Federatie heeft te maken gehad met de versnippering van hun data over verschillende softwarepakketten, Excel bestanden en Access databases. Behalve de lastige taak om al die data gesynchroniseerd te houden, zit de kennis van ieder software pakket vaak bij één persoon.
Sterke Zet heeft een webapplicatie ontwikkeld waarmee al deze data nu centraal staat en door verschillende partijen beheerd kan worden. Daarbij zijn meerdere handelingen nu volledig geautomatiseerd, waardoor hier geen vrijwilligers meer voor ingezet hoeven te worden.
De webapplicatie zorgt voor continuïteit, up-to-date data, betere communicatie, tijds- én kostenbesparingen.
Ledenadministratie
De basis van deze webapplicatie is de ledenadministratie. Deze is door de federatie, bonden en verenigingen te gebruiken.
Alle leden, zo'n 10.000, staan in de database. Per lid zijn verschillende data beschikbaar:
- contactgegevens
- lidmaatschapsgegevens
- lidmaatschapshistorie
- federatiebewijs
- beklede functie(s)
Aanmelden voor het O.L.S. feest
Verenigingen kunnen zich via de webapplicatie aanmelden voor het O.L.S. feest. Bij de aanmelding kan de vereniging zich voor meer dan 10 wedstrijdonderdelen aanmelden. Bijvoorbeeld voor het schieten, vendelen en muziekkorps.
Het selecteren van leden is eenvoudig door het gebruik van een auto complete functie. Waarbij je een naam begint te typen en de mogelijke opties getoond en aangeklikt kunnen worden.
De complete aanmelding is als PDF document, ook tussentijds, te downloaden. De O.L.S. Federatie kan op voorhand de start- en einddatums van de aanmeldingen beheren.
Aanvragen van federatiebewijzen
Iedere vereniging kan een federatiebewijs aanvragen voor een lid. Voorheen ging dit per post of e-mail. Maar met de nieuwe webapplicatie kan een vereniging dit eenvoudig zelf aanvragen. De aanvraag wordt gecontroleerd door de OLS federatie waarna deze het federatiebewijs kan downloaden en afdrukken.
Aanvragen van onderscheidingen met online betaling
Voor jubilarissen kan de vereniging een onderscheiding aanvragen via de webapplicatie. In één aanvraag kunnen meerdere onderscheidingen geselecteerd worden. De vereniging kan aangeven of iemand van de bond aanwezig moet zijn en wanneer de onderscheiding plaats vindt. De vereniging kan de onderscheiding online betalen via Mollie.
bonden
schutterijen
leden
Gebruikers beheren
De OLS Federatie kan zelf gebruikers aanmaken. Voor de federatie, een bond of een vereniging. Op basis van rollen kan bepaald worden welke toegang een gebruiker heeft.
Rapportages
Via de webapplicatie zijn verschillende rapportages en overzichten te downloaden. Zo kunnen volledige of gefilterde ledenlijsten geëxporteerd worden. Daarnaast zijn er rapportages beschikbaar voor het OLS feest en de onderscheidingen.
Klant aan het woord
"Sinds 2012 werken wij, de OLS Federatie, samen met Sterke Zet. De ledenadministratie, alsook de inschrijvingsapplicatie voor het OLS, worden regelmatig verder verbeterd en uitgebreid.
In den beginne hadden wij onze eigen ideeën en blauwdruk. Vanuit Sterke Zet zijn steeds interessante oplossingen naar voren gedragen. Bij elke nieuwe opdracht gaan we aan tafel zitten en worden al onze wensen doorgenomen. Daarna gaat Sterke Zet aan de slag.
Als de opdracht klaar is, geeft Sterke Zet ons een seintje waarna wij testen en uitproberen. Eventuele verbeterpuntjes worden dan snel aangepakt. Zodra de testversie 'live' gaat, profiteren al onze schutterijen automatisch van het eindproduct zonder lange wachttijden of ingewikkelde updates.
Alles gebeurt al die jaren probleemloos en in goed overleg."
Meer cases
Meer weten?
Heb je een uitdaging voor ons, of wil je gewoon eens kennismaken? Bel of mail gerust voor een afspraak!